Il “buongiorno” in ufficio si vede dalla reception

Probabilmente non tutti sanno che il cervello umano impiega circa 30 secondi per costruirsi la prima impressione su qualcosa. Se due più due fa quattro sarà chiaro per tutti che la reception di un ufficio è il biglietto da visita più importante, per il professionista che rappresenta. 

La reception, la sala d’attesa, o sala d’accoglienza, è quello spazio che tiene i clienti separati dal cuore operativo di ogni ufficio,  ma è lì che il nostro ospite si fa già una prima idea di chi siamo e di cosa vogliamo che lui noti della nostra azienda.

Allo stesso tempo, però, la reception dell’ufficio è anche un luogo in cui vengono svolte mansioni operative ed è per questo che l’ambiente che la caratterizza dev’essere, non solo accogliente, ma anche funzionale.

COME ARREDARE UNA RECEPTION
Quando ci si appresta ad arredare, o magari modernizzare, la reception di un’attività sono essenzialmente tre gli aspetti da tenere in considerazione.

Il primo riguarda i clienti che vengono ricevuti. Non appena varcata la soglia del nostro ufficio devono sentirsi immediatamente a proprio agio, percependo l’ambiente in cui hanno appena messo piede come confortevole e armonioso. Questo consente loro di farsi un’idea subito positiva, perché il giudizio favorevole nei confronti di una reception ordinata ed equilibrata si rifletterà automaticamente sui lavoratori che occupano l’ufficio e sulle mansioni che svolgono.

Il secondo aspetto da tenere bene a mente quando si vuole arredare una reception riguarda chi vi lavora. È molto importante infatti che tutti gli impiegati che vivono l’ambiente lavorativo abbiano tutto ciò che occorre loro a disposizione, in modo da garantire massima rapidità ed efficienza lavorativa.

Infine al terzo posto di questa lista, sembra superfluo dirlo ma non lo è affatto, è necessario soffermarsi sul tipo di ufficio che si vuole arredare. È da questo infatti che dipendono le scelte di stile e che si potrà optare per un tono asettico, piuttosto che familiare, piuttosto che ultratecnologico da dare alla nostra reception.

IL DESK
Sicuramente in una reception degna di questo nome, non può mancare il desk, o banco che dir si voglia. Il desk infatti rappresenta il punto d’incontro tra cliente e dipendenti dell’ufficio e dev’essere organizzato in maniera tale che chi viene ricevuto possa sentirsi immediatamente accolto, senza provare il minimo imbarazzo. Per questo la sistemazione del bancone dev’essere semplice, chiara e intuitiva e deve dare un’immagine di ordine e pulizia.

Nella Linea Reception di DinaForniture è possibile scegliere tra numerosi desk pensati appositamente per gli uffici.

CASSETTIERE E MOBILETTI
Per quanto riguarda il lato receptionist, la reception deve ovviamente essere attrezzata con una serie di elementi in grado di favorire il corretto svolgimento delle mansioni lavorative. Cassettiere e mobiletti sono solo alcuni degli elementi che caratterizzano la reception ideale. Questa naturalmente però va anche equipaggiata in base al tipo di attività svolto dall’azienda. Ad esempio la reception di uno studio medico, di un albergo o di un avvocato sarà equipaggiata con tutti quegli elementi di tecnologia utili al lavoratore come telefono, computer, stampante, fax, e così via.

SEDIE
Inoltre se vogliamo che la nostra reception arrivi dritta al cuore e agli occhi del cliente non bisogna sottovalutare il gusto estetico. Per questo, ad esempio, le sedie vanno sempre abbinate al desk, così da non trasmettere un senso di sgradevolezza.

Le sedie della reception, in cui l’impiegato trascorre la sua giornata lavorativa, devono anche essere in grado di garantire comodità e comfort. 

FORNITURE SALA D’ATTESA
Infine in molti casi la reception funge anche da sala di attesa in cui i clienti devono trascorrere diverso tempo prima di essere ricevuti.

In tal caso bisogna predisporre l’ambiente affinché possa ospitare un certo numero di persone garantendo loro una piacevole attesa. Cosa significa esattamente?

Che ogni persona che sosta in sala d’aspetto deve avere la possibilità di sedersi, ecco perché è necessario fornire la reception di poltrone o divani d’attesa, e magari anche di tavolini da organizzare con riviste, giornali o depliant inerenti al tipo di servizio offerto dall’ufficio che facciano trascorrere più velocemente il tempo.